Nie czekaj! Już dziś zbuduj swoją konkurencyjność i zoptymalizuj swoje działania.

Aby optymalizować strategię firmy, a co za tym idzie podnieść swoją konkurencyjność na rynku zważając na rosnącą presję cenową, przyjrzyjmy się w pierwszej kolejności, jaka powinna być logika projektowania nowoczesnego magazynu.

To pewien sposób myślenia i projektowania pozwalający na skuteczne zaplanowanie działań.
Tok rozumowania skonstruowany w oparciu o tę logikę w dużym skrócie można przedstawić następująco:
– najpierw wskazujemy problem – jego diagnozę oraz konsekwencję,            
– następnie cele projektu – które mają doprowadzić do rozwiązania problemu
– czyli planowane efekty, działania i zadania,
– następnie kosztorys i harmonogram wdrożenia całego rozwiązania.

W skrócie elementy logiki projektowej:

1. Pomysł/Problem
2. Diagnoza sytuacji
3. Odbiorcy/Beneficjenci
4. Cel
5. Działania i ryzyko
6. Rezultaty
7. Harmonogram i kosztorys

POMYSŁ

Punktem wyjścia dla przygotowania projektu jest zidentyfikowana przez firmę sytuacja/problem, którą poprzez wprowadzenie automatu można poprawić, rozwiązać, złagodzić. Sam fakt, iż myślicie o wprowadzeniu automatyzacji świadczy o tym, iż zidentyfikowaliście pewne obszary, w których wartościowe jest realizowanie działań poprawiających dotychczasowy stan rzeczy. To właśnie pomysł na działanie, pomysł poprawienia obecnej sytuacji jest pierwszym elementem niezbędnym do optymalizacji produkcji w ramach Waszej firmy. Powiedzmy sobie to szczerze. Bez problemu nie ma projektu!

DIAGNOZA SYTUACJI

Jeżeli posiadacie już pomysł na działania w ramach planowanego zautomatyzowania pewnych działów produkcji, w pierwszej kolejności powinniście potwierdzić jego zasadność. Oznacza to, że powinniście przedstawić uzasadnienie, które potwierdzi celowość  zaplanowanych działań. Jest to istotne dla Was – jako przyszłego realizatora projektu – by odpowiadał on na faktyczne potrzeby beneficjentów, gdyż diagnoza sytuacji to nic innego jak:
– własna wiedza na temat danej sytuacji,
– dane,
– opinie ludzi, którzy będą korzystać z proponowanego rozwiązania.

Stawiając diagnozę warto podkreślić, iż problem został zidentyfikowany w trakcie funkcjonowania firmy, a prowadzone działania potwierdzają jego istnienie.

ODBIORCY

Po zdiagnozowaniu sytuacji, na którą odpowiedź stanowi Wasz projekt wdrożenia automatów vendingowych wiecie do kogo będzie on bezpośrednio skierowany. Próby udowodnienia, że działania automatyzujące pewne procesy rozwiążą wszystkie problemy dotykające pracowników mogą sprawić, iż całość trudna będzie do zrealizowania. Trzeba tu wziąć pod uwagę, jako beneficjentów zarówno dobro firmy, przez wyraźne oszczędności w wydawanych artykułach i zaoszczędzonym czasie dystrybucji a także pracowników w łatwym dostępie do produktów niezbędnych do pracy.  Logicznym przy tym wydaje się racjonalne dostosowanie liczby odbiorców przypadająca na jedno urządzenie.

CEL PROJEKTU

Jeżeli już wiecie:
– co chcecie robić?
– dlaczego chcenie/należy to zrobić?
– dla kogo chcecie to zrobić?

Oznacza to, że doszliście do momentu, w którym powinniście ustalić cel główny – wdrożenie automatów do swojej firmy. Prawdopodobnie Wasze plany co do wprowadzania zmian w procesach produkcyjnych są zaplanowane długofalowo i dobrze bo cel to oczekiwany przez Was stan, w którym znajdzie się firma po jego zakończeniu. Dodam jeszcze, że cel powinien być konkretny (oszczędności przez ograniczenie ilości zużywanych produktów lub porządek w dystrybucji magazynowanych elementów), mierzalny (zaoszczędzony czas pracy pracownika, korzyści materialne z oszczędności) oraz akceptowalny i atrakcyjny (wygoda pracowników, wysyłane okresowe raporty itp.), realny i terminowy.

DZIAŁANIA, RYZKO I REZULTATY

 Kiedy już ustaliliście, dlaczego automatyzacja za pomocą maszyn vendingowych w waszych firmach jest istotna, wyznaczyliście cel, który chcielibyście osiągnąć nadszedł czas na przeformułowanie pomysłu i celu na działania i rezultaty. Ważne jest także zwrócenie uwagi, aby zaplanowane działania były prowadzone w taki sposób i z taką intensywnością, aby maksymalnie wspierały dotychczasowe funkcjonowanie firmy, przynosząc w zamian zakładane efekty (rezultaty). Z każdym działaniem związane jest jakieś ryzyko, które może utrudnić/uniemożliwić jego praktyczną realizację. W związku z tym, bardzo ważną rzeczą w trakcie planowania projektu jest dokonanie analizy ryzyka związanego z zaplanowanymi działaniami. Tutaj warto wziąć pod uwagę okresy testowe, które najłatwiej pokażą w jakim stopniu wprowadzenie automatów przyniesie nam oczekiwane rezultaty.

HARMONOGRAM I KOSZTORYS

Pamiętajcie, iż wszystkie działania muszą się mieścić w terminie realizacji projektu. Warto się także zastanowić, czy zaplanowany czas na realizację danego działania jest wystarczający. Sprawdźcie także czy działania wpisane w harmonogramie są spójne z tymi, które zostały opisane w poprzednich punktach. Odnośnie kosztorysu jest pewne, iż przygotowanie budżetu zadania jest jedną z najważniejszych, ale zarazem jedną z najtrudniejszych czynności podczas opracowywania projektu. Stanowi przełożenie planowanych działań na koszty i wydatki. Nie bez znaczenia będzie podparcie sie danymi uzyskanymi z okresu testowego lub zakładanymi oszczędnościami. Precyzyjne przygotowanie oraz zaplanowanie budżetu ułatwi przygotowanie oferty cenowej przez firmę zajmującą się projektowaniem rozwiązań przy użyciu automatów. Należy także uwzględnić w kosztorysie szkolenie kadry w przyszłości obsługującej maszyny.

W dzisiejszych czasach, firmy wiążące duże nadzieje z automatyzacją i  wykorzystujące szybkie i efektywne procesy do zwiększania sprawności funkcjonowania to przyszłość!

Paweł

tel.: +48 726 203 743

e-mail: pjurasz@eng.pl